home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / datation / tabs / tabs_v21.exe / TABSTIPS.TXT < prev   
Encoding:
Text File  |  1991-05-31  |  6.0 KB  |  133 lines
  1.  
  2.  
  3. -------------------------------------------------------------------------------
  4. The Address Book Solution                                           Tips Page 1
  5. (C) Copyright 1989, GSF Software & Solutions.  All Rights Reserved.
  6. -------------------------------------------------------------------------------
  7.  
  8. Following is a list of a few tips to make using The Address Book Solution
  9. easier.
  10.  
  11. - Press the F1 function key at any time to receive context sensitive help.
  12.  
  13. - When entering records with similar information (such as family members with
  14.   the same address), use the <C>arry option from the Add menu to carry the
  15.   information forward to the next entry.  This will save data entry time.
  16.  
  17. - Although 30 major categories is usually enough, there are times when more are
  18.   needed, or entries should cross categories.  Rather than using a different
  19.   category for everything under the sun, enter codes into either the CODE
  20.   field, or use one of the note lines for these codes.  For example, if a club
  21.   has members and non-members, as well as different types of each, don't use an
  22.   individual category for each membership group.  Instead, use category 1 for
  23.   members, and category 2 for non-members.  Then enter codes such as 'SR',
  24.   'JR', 'BG' in the third note line, separating each with at least one space.
  25.   When printing, choose the desired category(s), as well as enter the following
  26.   on the filter line:
  27.  
  28.               'SR'$UPPER(NOTE3)            to select only SR members
  29.      or       'SR'$NOTE3 .OR. 'JR'$NOTE3   to select JR or SR members
  30.  
  31.   Another example: A law office of ten lawyers may have several lists, one for
  32.   personal friends, individuals to include in a Christmas mailing, clients,
  33.   prospective clients, various types of clients, etc.  Since an individual may
  34.   fall into more than one of these groups, use the categories (1-10) to
  35.   represent each lawyer, then enter codes into the third note line to represent
  36.   the other groups.  For example, enter 'CC' and 'PC' to represent an
  37.   individual who is a prospective client (PC) and who should receive a
  38.   Christmas card (CC).  If the individual becomes a client, change the 'PC' to
  39.   'CL' (client).  Entering the following on the filter line will select only
  40.   prospective clients who should receive a Christmas card:
  41.  
  42.               'CC'$UPPER(NOTE3) .AND. 'PC'$UPPER(NOTE3)
  43.  
  44.   For additional assistance or suggestions, please call tech support.  This
  45.   planning stage is important for printing information in the desired order
  46.   later on.
  47.  
  48. - Be consistent.  For example, if 'Phone 1' is used to store business phone,
  49.   and 'Phone 2' is for fax, do not enter a home phone in either field.
  50.   Instead, enter the home phone in one of the note lines with a comment.  Dates
  51.   should be used in the same way.
  52.  
  53. - Since the 'Last Updated' field contains the most recent date of entry/change,
  54.   use the filter to print or view records updated within a certain period.  For
  55.   example, to print all entries added/changed between 6/1/90 and 6/7/90, type
  56.   the following on the Print Filter expression line:
  57.  
  58.               UPDATED>=CTOD('06/01/90') .AND. UPDATED<=CTOD('06/07/90')
  59.  
  60. - To pause or exit the program at any time, hold down the ALT key and type the
  61.   letter Q (ALT-Q).  It may take a moment (depending on what operation is
  62.   currently running) before the program responds.  You may then either resume
  63.   program operation where it was paused, or Quit the program.
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69. -------------------------------------------------------------------------------
  70. The Address Book Solution                                           Tips Page 2
  71. (C) Copyright 1989, GSF Software & Solutions.  All Rights Reserved.
  72. -------------------------------------------------------------------------------
  73.  
  74. - In addition to miscellaneous comments, the note lines may also be used for
  75.   other specific information, such as a person's position, name/job title,
  76.   mailing name, etc.  Printing information in any order is not currently
  77.   supported, but is in TABS-Advanced.
  78.  
  79.     What to type in Note 1        Reason
  80.     ---------------------------   ------
  81.     Mr. Paul Miller, Programmer   Combine name and title/position
  82.  
  83.     Dear Bob                      Personal salutation
  84.  
  85.     Mr. & Mrs. Frank Smith        Include this in the note line 1 of the entry
  86.                                   for Frank, and type a code such as FAM in the
  87.                                   CODE field to designate family.  In the entry
  88.                                   for Mrs. Smith, do NOT include the FAM code
  89.                                   in the CODE field.
  90.  
  91.     President                     Separate line for position/job title
  92.  
  93.   <M>erge may be used to support the printing of lines in any order (i.e. Note
  94.   Line 1 before Name, etc.).  Use the ASCII text Merge file to enter the fields
  95.   you wish to print, in the order you wish to print them.  As previously
  96.   mentioned, field selection will be supported directly from Pop-Up screens in
  97.   TABS - Advanced.
  98.  
  99. - If the program seems to lock up, or if information is not located properly
  100.   when viewing, select <R>eindex from the main menu.
  101.  
  102. - To merge two TABS currently existing data files into a new file, do the
  103.   following:
  104.  
  105.     1.  Make sure one of the files is the current file.  To do so, choose
  106.         <S>elect Database from the main menu.
  107.     2.  Transfer (Export) the data.
  108.     3.  <S>elect Database again, and choose the second file.
  109.     4.  Transfer (Export) the data.
  110.     5.  Create a new data file from <S>elect Database on the main menu, then
  111.         <S>elect it to make it the active file.
  112.     6.  Transfer (import) the data from the file(s) created in 2 & 4 above.
  113.  
  114. - Before selecting <D>elete from the main menu, select transfer to copy the
  115.   records marked for deletion to a file, in the event that they should later be
  116.   needed.  Then run the <D>elete routine.
  117.  
  118. - Although up to 9 fields may be used for sorting, only use the fields and
  119.   Sort Positions necessary.  This will speed the sorting process.
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.